בעולם העסקים, משא ומתן הוא אחד התהליכים הנפוצים והחשובים שמתרחשים בין אם זה בין ספקים ללקוחות, בין שותפים עסקיים או בתוך הארגון עצמו - כולנו נתקלים לא אחת במצבי משא ומתן. ואולם, רבים נוטים לגשת אליו בצורה שגויה וחסרת הכנה, דבר שמוביל אותם לתוצאות לקויות ולהחמיץ הזדמנויות משמעותיות.
כמאמן עסקי, אני רואה שוב ושוב כיצד גישה נכונה והטמעת כלים מתאימים יכולים להפוך את המשא ומתן מ"משחק סכום אפס" (אני מרוויח על חשבון השני) למצב של "ניצחון הדדי" עבור כל הצדדים. העיקרון המרכזי המנחה אותי כאמור הוא גישת "הניצחון ההדדי" (בלעז WIN-WIN ) יצירת מצב שבו גם הצד השני חש מנצח, כשההסכמה המושגת מתאימה לצרכיו ולא רק לצד השני. עיקרון זה ישמור על ההסכמות ושיתוף פעולה לאורך זמן.
במאמר זה אחלוק עמכם 5 טיפים מעשיים שיעזרו לכם לנהל משא ומתן בצורה מוצלחת ולהגיע להסכמות טובות יותר - בין אם אתם בעלי עסקים קטנים, יזמים, מנהלי חברות או בתפקידים אחרים.
1 - הבנת האינטרסים והמניעים האמיתיים של הצד השני
ברוב המקרים, אתם מכירים היטב את הצרכים והקווים האדומים שלכם במשא ומתן. אך האם אתם תמיד שמים דגש על הבנת האינטרסים והמניעים העמוקים יותר של הצד השני? הנקודה המרכזית היא לא להסתפק בעמדה הגלויה שלהם, אלא לנסות ולחשוף את הצרכים, הרצונות והתועלות האמיתיות שהם מחפשים להשיג. רק כך תוכלו ליצור פתרונות ערכיים ומקובלים עבורם.
היכולת לזהות את המטרות והצרכים האמיתיים שעומדים מאחורי העמדה הגלויה של הצד השני היא הבסיס להצלחה במשא ומתן. רק כך ניתן לפתור קונפליקטים ולמצוא פתרונות המקובלים על שני הצדדים.
טעות נפוצה היא לחשוב שהבסיס לכל עסקה נגזר רק מהמחיר או מהרווח שהינו התועלת הכספית שיש בין הצדדים. מניסיוני תמיד תמצאו שיש עוד מספר אינטרסים ורצונות שאינם קשורים ישירות למחיר כמו איכות או שירות ואפילו ערכים נוספים גדולים יותר (למשל קניה תוצרת ישראלית).
2 – תקשורת פתוחה וגלויה
על מנת לפענח את המניעים והאינטרסים האמיתיים של הצד השני, עליכם לנהל תקשורת פתוחה וישירה. הימנעו ממשחקי אגו ומניפולציות והיו גלויים לגבי הצרכים והמטרות שלכם. התנהגו באותה כנות שאתם מצפים גם מהם. ככל שהתקשורת תהיה פתוחה יותר מצדכם, כך גם הצד השני יהיה נכון יותר לחשוף את כוונותיו האמיתיות, והמשא ומתן יתקדם במהירות.
פיתוח אמון הדדי הוא הבסיס לשיתוף פעולה ארוך טווח ומשא ומתן הוא אינטראקציה ראשונית לביסוס אמון ובטחון עתידי.
אל תשתמשו בטקטיקות של "שקרים לבנים" והימנעו מסיסמאות והבטחות גדולות ריקות מתוכן שאתן לא יכולים או רוצים לעמוד אחריהן
3 - היו מקשיבים פעילים
היו מקשיבים פעילים במהלך המשא ומתן, חשוב לא להסתפק במילים הגלויות אלא גם להקשיב לרמזים, סימני גוף וכל מה ש"נאמר בין השורות". שאלו שאלות מבררות, נסו לפענח את הכוונות שמאחורי הדברים ואספו מידע עובדתי מקסימלי.
אנשים השתלטנים ביותר במשא ומתן לרוב עסוקים בשכנוע והצגת עמדות לפי האינטרסים הצרים שלהם (היכן יהיה הניצחון שלהם). הקשבה פעילה תעזור לכם להבין את התמונה הכוללת ולזהות את נקודות ההתנגשות והפתרונות האפשריים כדי לייצר הסכמה רחבה לכל הצצדים.
4 - הגיעו מוכנים היטב
הכנה מקדימה יסודית היא מפתח להצלחה. לפני המשא ומתן, חשוב שתערכו מחקר מקיף על הצד השני, נקודות החוזק והתורפה שלו וכל המידע הרלוונטי על אופיו ודפוסי ההתנהגות שלו. גם בדיקת נתוני השוק והספקים/לקוחות החלופיים יכולה לספק כלים חשובים.
במקביל, חשוב מאוד לבצע הכנה פנימית של הצוות – להגדיר עמדות ברורות, נקודות גמישות אפשריות ותיאום בין המשתתפים לנאמנות למסרים משותפים. חוסר הכנה מספק מוביל למשא ומתן כושל ובעיקר נתפס בצד השני כחוסר רצינות ובלבול.
5 - קבעו מסגרת זמן ברורה
מסגרת זמנים מוגדרת ושלבים תחומים מראש הם הבסיס לניהול משא ומתן יעיל ויצרני. זה מאפשר מעקב אחר ההתקדמות, קביעת יעדי ביניים, ניהול ציפיות הדדי ומיקוד בנושאים המרכזיים.
עם זאת, זכרו שלעיתים גם מסגרת זמנים צרה מדי תכפה קצב לא ריאלי ותפגע בתהליך. האתגר הוא לאזן בין קצב מהיר אך לא לוחץ מדי. במצבים של חוסר התקדמות, דווקא מסגרת הזמן המוגדרת יכולה לתת לגיטימציה לסיים את המשא ומתן וחיסכון בזבוז זמן וכספים.
לסיכום, ניהול משא ומתן מוצלח מחייב לא רק הבנה של הנתונים הגלויים, אלא גישה רחבה יותר של חשיבה מחוץ לקופסא והקשבה פעילה לצרכים האמיתיים של הצד השני. רק כך נוכל למצוא פתרונות יצירתיים שישרתו את שני הצדדים ויובילו להסכמה הדדית. על ידי יישום הטיפים שהוזכרו - הבנת האינטרסים האמיתיים, תקשורת פתוחה, הקשבה פעילה, הכנה מקדימה ותיחום זמנים - נוכל לנהל משא ומתן ביעילות ולהפוך אותו להזדמנות למציאת פתרונות טובים לכל הצדדים המעורבים.
זקוקים לעזרה והכנה בניהול משא ומתן מוזמנים להיעזר בי
Comments